Автоматизация документооборота

1. Кому подходит:
• Компании с высоким объемом документов: Если ваш бизнес ежедневно обрабатывает множество счетов, договоров и коммерческих предложений, автоматизация поможет ускорить процессы и снизить нагрузку на сотрудников.
• Бизнесы, стремящиеся к безбумажному документообороту: Переход на электронные документы с юридической силой упрощает хранение и поиск, а также снижает затраты на бумагу и печать.
• Организации, желающие минимизировать ошибки в документах: Автоматическое заполнение данных из CRM исключает человеческий фактор и повышает точность документов.

2. Автоматизация документооборота для вашего бизнеса
Оптимизируем процессы создания, согласования и хранения документов, повышая эффективность и снижая затраты.

3. Чем мы занимаемся:
• Разработка и внедрение виджетов для автоматического создания документов: Создаем удобные инструменты, которые позволяют генерировать документы на основе данных из CRM одним кликом.
• Интеграция с сервисами электронной подписи: Обеспечиваем юридическую значимость электронных документов, ускоряя процессы подписания и согласования.
• Настройка автоматической отправки документов клиентам: Реализуем функции мгновенной отправки документов по электронной почте или через мессенджеры прямо из CRM.
• Создание централизованного хранилища документов: Обеспечиваем хранение всех документов в облаке с доступом из карточки сделки, что упрощает поиск и управление.
• Обучение персонала работе с новыми инструментами: Проводим тренинги и предоставляем инструкции для быстрого освоения автоматизированных процессов.

4. Кейсы:
1. Оптимизация работы с договорами для компании «СтройМастер»
• Ключевая метка: Строительство
• Заголовок: Сократили время на согласование договоров на 40%
Раньше:
Согласование каждого договора занимало 2–3 дня, так как всё происходило вручную: печать, отправка на подпись, ожидание ответов.
Теперь:
Внедрили электронные подписи, автоматизировали процесс согласования в CRM и настроили уведомления для ответственных лиц.
Результаты:
• Время согласования сократилось с 3 дней до 1 дня.
• Лояльность клиентов выросла на 25% благодаря оперативности.
• Ошибки в документах уменьшились на 50%.
2. Автоматизация коммерческих предложений для компании «ТехноПроф»
• Ключевая метка: Торговля — оптовые поставки
• Заголовок: Увеличили скорость отправки КП в 5 раз
Раньше:
Менеджеры тратили до 30 минут на создание одного коммерческого предложения, из-за чего заявки долго обрабатывались.
Теперь:
Создали шаблоны КП с автоматическим заполнением данных. Настроили рассылку предложений из CRM с возможностью отслеживания открытий.
Результаты:
• Скорость отправки КП увеличилась в 5 раз.
• Конверсия заявок в сделки выросла на 15%.
• Доход компании увеличился на 200 000 рублей за первый месяц.

5. Какие задачи решаем:
1. Сокращение времени на создание и обработку документов
Автоматизация позволяет готовить счета, договоры и коммерческие предложения за минуты вместо часов. Это исключает задержки в работе сотрудников и ускоряет рабочие процессы. Сотрудники получают возможность сосредоточиться на более важных задачах. В итоге вся команда работает эффективнее.
2. Устранение ошибок и повышение точности данных
Ручное заполнение договоров часто приводит к ошибкам и неточностям. С автоматизацией данные подставляются из CRM, что исключает человеческий фактор. Это особенно важно для работы с крупными клиентами и большими объемами данных. Повышенная точность укрепляет доверие клиентов.
3. Ускорение согласования и подписания документов
Электронные подписи и автоматизированные маршруты согласования устраняют бюрократические проволочки. Согласование проходит быстро, а ответственные лица сразу получают уведомления. Это ускоряет принятие решений и повышает скорость работы компании.
4. Создание централизованного хранилища документов
Все документы хранятся в одном месте с привязкой к сделкам и клиентам. Это экономит время на поиск и проверку статуса документов. Упрощается контроль, а доступ к нужным данным становится мгновенным.
5. Снижение затрат на бумагу и печать
Переход на электронный документооборот уменьшает расходы на материалы, оборудование и логистику. В долгосрочной перспективе это значительно снижает операционные затраты компании.
6. Повышение лояльности клиентов за счет удобства и скорости
Быстрая отправка документов демонстрирует профессионализм и оперативность компании. Это улучшает клиентский опыт и повышает вероятность долгосрочного сотрудничества.

6. Преимущества:
• Экономия времени: Ускоряем создание, согласование и отправку документов.
• Снижение нагрузки на сотрудников: Рутинные задачи автоматизируются, оставляя больше времени на важные дела.
• Повышение качества работы: Исключаем ошибки и задержки, делая процессы более прозрачными.
• Рост лояльности клиентов: Ваши клиенты ценят оперативность и профессионализм.
• Единая экосистема: Все документы и данные связаны с CRM, что упрощает управление и контроль.