🏛 Кейс: Юридическая компания из Москвы


О компании:
Крупная юридическая фирма с международной экспертизой: 30 юристов, 8 советников, 12 помощников юриста, управляющий, бухгалтеры и администраторы. Предоставляют комплексную правовую поддержку корпоративным и частным клиентам по российскому и иностранному праву.
Обратились к ASAV для наведения порядка в учёте клиентов и автоматизации процессов — в работе с одним клиентом может участвовать до 5 сотрудников, что приводило к рассогласованности и потере информации.



Проблемы в работе

1. Отсутствие единого центра хранения информации по клиентам — данные по одному делу могли храниться у разных сотрудников, что приводило к дублированию и потерям.
2. Рассогласованность в командной работе — до 5 специалистов могут вести одного клиента, но нет системы для синхронизации действий и статусов.
3. Сложность отслеживания прогресса по делам — управляющий и советники не всегда видят, на каком этапе находится каждый клиент.
4. Потеря времени на коммуникацию — постоянные уточнения и пересылка документов между юристами, помощниками и советниками.
5. Ручная работа с документами — договоры, акты, доверенности формируются вручную, что занимает много времени и чревато ошибками.
6. Нет прозрачной системы задач — сложно контролировать дедлайны и распределение нагрузки по юристам и помощникам.
7. Отсутствие быстрой аналитики по работе с клиентами — нет готовых отчётов для оценки эффективности команды и качества обслуживания.

Решение от ASAV

1. Построили одну воронку продаж и ещё 6 воронок для разных направлений работы с действующими клиентами, где каждый этап соответствует текущему статусу работы.
2. На каждом этапе настроили автоматическую цепочку задач с назначением ответственных — внедрили BPMN-платформу для управления бизнес-процессами.
3. Система автоматически назначает задачи сотрудникам по процессу, а при просрочке отправляет уведомления руководителю — это снизило количество пропущенных дедлайнов.
4. Вся коммуникация и обмен документами теперь проходят прямо в карточке сделки; документы доступны в один клик, что ускорило поиск информации и внутренние взаимодействия.
5. Внедрили автоформирование основного пакета документов в CRM, что сократило время подготовки и снизило риск ошибок.
6. Автозадачи и ручные задачи позволили отслеживать загрузку сотрудников и перераспределять работу.
7. Настроенные поля сделки дали аналитику по источникам заявок и направлениям услуг, что помогло выделить самые востребованные и прибыльные.

Результаты

• ⏱ Время подготовки документов сократилось в среднем на 40%.
• 📉 Количество просроченных задач уменьшилось на 65%.
• 🔍 Поиск информации и документов стал быстрее в 3 раза.
• 📊 Аналитика по направлениям увеличила прибыльность на 12% за счёт перераспределения ресурсов.
• 🤝 Командная синхронизация улучшилась — руководитель и советники видят статус каждого дела в реальном времени.
• 📈 Прозрачность работы отдела выросла: видна загрузка каждого сотрудника, что помогло оптимизировать распределение дел.